Bu yazımda, detaylara girmeden öncelikle ?Bütçe Nedir ?? konusuna bir açıklık getirmek gerektiğine inanıyorum. Sonrasında ise bütçeleme yaklaşımları nelerdir ve bütçe hazırlanırken neleri göz önünde bulundurmak gerekir bunladan bahsedeceğim.

Bütçe : İşletmelerin gelecek dönemleri adına yol gösterici olan eylem planlarıdır. Kurumlar/departmanlar hedefleri doğrultusunda bu eylem planını gerçekleştirirler ve finansal sonuçlarına göre aksiyon alırlar. Bütçe eylemlerin topluluğudur ancak iş planları ile karıştırılmamalıdır. İş planları, onaylanmış bütçelerin yönetiminin gerçekleşmesi aşamasında devreye giren aksiyonlardır.

Neden Bütçe Yapmalıyız ?

Bütçe, her şeyden önce sizin yol haritanızdır. Yola çıkmadan öncesinde karşılaşabileceğiniz riskleri ön görmenizi sağlar, olabildiğince kontrollü gitmenize yardımcı olur.

Finansal büyüme hedeflerinizi önünüze net olarak çıkartır. Bu hedeflere ulaşmak için kurumunuzu detaylı incelemenize sebep olur. Böylelikle hedefe ulaşmak için eksiklerinizi görür ve bu doğrultuda geliştirmeler yaparsınız. Örneğin amacınız doğrultusunda tekni alt yapınızı geliştirmeniz gerekiyorsa yatırımını bu yönde yaparsınız. Buna paralel olarak o alt yapıyı yönetebilecek ve kullanacak personel yatırımı veya personelinize bu yönde eğitim yatırımı yaparsınız.

Kurumlar, departmanlar bazında bütçeleme yaparlar ve sonrasında ana hedefleri doğrultusunda tüm bu bütçeyi tek bir çatı altında birleştirirler. Bu sayede departmanların her biri kurumun ana hedefini özümsemiş olur. Böylelikle daha düzenli bir organizasyon işleyişi sağlayacaklardır.

Bütçe hazırlıkları aşamasında her departman hedeflerine ulaşmanın bir çok yolunu sorgular. Böylelikle strateji anlamında kendilerini geliştirirler. Bütçe dönemi içerisinde sapmalar gerçekleşirse hızlıca müdahale edip alternatif strateji üretmeleri daha kolay olacaktır.

Bütçe Hangi Bileşenlerden Oluşur ?

Her işin başında olduğu/olması gerektiği gibi öncelikle hedef belirlenmelidir. Nereye gidileceği bilmeden gitmek anlamlı değildir, her şeyden önce ölçümlenemez. Ortada başarı kriterinden söz edilemez.

Hedefler doğrultusunda hazırlanan bütçe yönetimden onay almalıdır. Sonrasında en üst yönetimden departmanlara hatta bireylere kadar benimsetilmeli. Süre gelen bütçe dönemi içerisinde yönetim en başta çizgiden çok uzaklaşmamalı. Elbette sektörün dinamiklerine göre hızlı aksiyon almalı.

Bütçe kesinlikle alternatifsiz olmaması gereken bir yapı. Mutlaka karar verilene kadar birden çok alternatif bütçe yapılmalı. Yazımın başında da belirttiğim gibi alternatif hazırlamak sizleri ve departmanınızı geliştirecek bir unsur.

Bütçeler yapılan iş planları doğrultusunda harcanır ve kontrol edilirler. Yani bütçenizi yaparken iş planlarınızı da hazırlamanız gerekir. İş planları bir nevi bütçenin sağlamasıdır.

Bütçe Çeşitleri

Temel olarak bakıldığında 4 farklı bütçe türünden söz edebiliriz. Bunlardan ilki İşletme Bütçesidir. Dönem olarak genelde yıllık yapılır. Günlük giderler ve dönem içerisindeki harcamaları baz alarak hazırlanır. Genelde hedef üst yönetimce belirlenip departmanlara dağıtılır.

Yatırım bütçeleri ise çok daha uzun zaman dilimlerini kapsar. Kurumun hedefleri doğrultusunda büyüme sürecinde ön gördüğü alımlara yöneliktir. Alınacak olan demirbaş, hizmet v. Yatırımların geri dönüşlerine göre hesaplanır.

Cari bütçeler hali hazırda faaliyetlerini sürdüren firmaların kendi yatırım ve büyüme verilerine göre hazırlanan bütçelerdir. Kurumun elinde bulunan finansal değerlen incelenir. Sonrasında büyüme için ön gördüğü harcamalar ile karşılaştırılır. Ne kadarını şirket kendi sermayesince karşılayabiliyor ne kadarını farklı finansal araçlarla ve risksiz olarak karşılayabilir bu kriterler incelenir. Aslında şirketin nakit döngüsünü de ortaya koyacak bütçelemedir.

Ana bütçe olarak tanımlanan bütçe aslen tüm departmanların kendi bütçelerini yaptıktan sonrasında kurumun tüm bu bütçeleri hedefleri doğrultusunda tek bir çatıda toplamasına verilen isimdir.

Bütçe türümüze karar verdikten sonrasında gerçekleştirmek için önümüzde bir aşama daha var o da bütçeleme hazırlıkları.

Bütçeleme Çeşitleri

En çok kullanılan bütçeleme çeşidi özellikle de ülkemiz için Geleneksel Bütçelemedir. Bir yıllık bir süreyi kapsar ve genelden departmanlara göre dağılır. Bir önceki yılın finansal verileri üzerinden öngörüler yapılarak hazırlanır. Tercih edilmesinin en büyük nedeni de aslında departmanlar ve ana bütçe ile arasında kolayca koordinasyon sağlanmasıdır. Ancak yeni ekonominin getirdiği dinamikler doğrultusunda bir yıl çok uzun bir süre ve kurumlar alternatif bütçeleme modelleri kullanmaya başlıyorlar. Gerek global ekonomik krizler gerekse politik değişimler bütçelerinde bu dinamizme uymasını gerektiriyor.

Sıfır tabanlı bütçeleme ise bir önceki yıl verilerini tamamen göz ardı ederek gelecek bütçe dönemi hedefleri doğrultusunda hazırlanan bütçeleme modelidir. Bu tür bütçelemeyi firmalar maliyetlerini çok sıkı kontrol etmek istedikleri dönemlerde devreye alırlar.

Faaliyet bazlı bütçeler ise finansal faaliyetlerin öngörüleri üzerine hazırlanan bütçeleme metotlarıdır. Baz alınan faaliyettir. Bu çerçevede ön görülen gelirler ve bunlara ulaşmak için harcanacak giderler incelenir.

Aslına bakarsanız daha bir çok bütçeleme modeli var. Yazıyı yazarken yaptığım araştırmada karşıma çıkan modellerden birinden daha söz etmek istiyorum. Aslında belli dönemlerden benzer bir mantığı uyguladığım olsa da adını ve detaylarını bilmiyormuşum onu gördüm : Kaizen metodolojisi. 70?lerin başında Japonlar tarafından geliştirilen bütçeleme metodolojisi. ?Kai? ve ?Zen? köklerinden türetilmiş ve iyiye doğru değişim anlamına gelen bir kelime. Gelen itibariyle bütçeyi tek ve büyük bir parça görmek yerine daha küçük birimler halinde ele alıyor. Sorunu parçalayıp çözmekte ve sonrasında bütüne yaymakta buluyor. Adından da anlaşılacağı üzere sürekli iyileştirmeyi ön gören bir bütçeleme modeli. İyileştirme yaparken hep daha az maliyetle nasıl daha iyiyi verebilirim konusuna odaklanıyor. Bu nedenle de diğer alternatiflere göre çok daha dinamik.

Bütçe Hazırlık Süreçleri

Öncelikli olarak bütçenin hedefi saptanmalıdır. Bütçe hedefinden kastettiğim dönemi sonucunda ulaşılacak finansal hedefler ve büyüme oranları.

Öngörülerde bulunulması gerekiyor. Tabi ki tüm bu öngörüleri de bir takım deneyimler ve raporlarla desteklemeniz lazım.

Satış tahminlerinde bulunun. Gerek geçmiş dönem verilerini baz alın gerekse sektörünüzün gelecek dönemde ne kadar büyüyeceğine göre pazar payı tahminleriniz olsun. Tüm bunların yanı sıra kurum olarak ne kadar büyümeyi ön gördüğünüzü belirleyin. Buna paralel olarak personel/dış hizmet alımlarınızdaki artışları saptayın. Potansiyel müşteri ve pazarları araştırın.

En önemsediğim ve yazımda bir iki kere bahsettiğim şey; alternatif bütçeler üzerinde çalışın. Bu çalışmalarınızı olabildiğince farklı departmandaki yöneticilerle paylaşıp fikir alışverişinde bulunun. Bu size çok fazla yönetim becerisi ve sorunlarla mücadele yetisi katacaktır. Bununda ötesinde karar verme yolunda olduğunuz bütçeniz üzerinde optimizasyon yapmanıza da yardımcı olur.

Alternatifler arasından kısa listenizi oluşturun bunu üst yönetimle paylaşın. Eğer farklı sektörlerde benzer sorumluluklar taşıyan yönetici arkadaşlarınız varsa kesinlikle paylaşmaktan, fikirlerini almaktan çekinmeyin. Tüm bunları yaptıktan sonra en doğru bütçeye karar verin. Ama asla değişime karşı gelmeyin.

Tüm bu hazırlıklar sonrasında bütçenizi üst yönetime sunup onayınızı alın. Süreç bunla bitmiyor aslında tam da bundan sonrasında başlıyor. Hazırlamış olduğunuz bütçeyi kontrol etmek ve planla doğru orantılı harcamak önemli olan kısım. Bütçeyi yönetme aşamasında önerim Balanced Scorecard (Kurumsal Karne) metodolojisini tercih etmeniz olacaktır.

Kurum stratejisi belirlenmeden öncesinde içerde çözülmesi gereken bir takım süreçler var. Bunları çözmeden bir strateji ortaya koymak çok da doğru değil. Bunlar sırasıyla strateji yönetimi, süreç yönetimi, finans, insan kaynakları ve bilgi yönetimidir.

Tüm bu süreçler düzenlendikten sonrasında ortaya konan stratejinin gerçekleşmesi, sürdürülebilirliği de çok önemli. İşte burada benimsenen metodolojilerden birisi Kurumsal Karne (Balanced Scorecard) metodolojisi. 90′lı yılların başında Harvard Business School profesörlerinden Dr. Robert Kaplan ve Dr. David Norton tarafından geliştirilmiştir. Genel kanı Kurumsal Karne’nin bir ölçümleme değil yönetim metodolojisi olduğudur.

Daha fazla bilgiye http://en.wikipedia.org/wiki/Balanced_scorecard adresinden ulaşabilirsiniz.

İkilimiz Şah-ı Cihan’a sinemanın onlar için ne ifade ettiğini anlatmaya çalışırlar ve yerinde bir soru gelir: ‘Filminizi tüm dünya görebilecek mi ?’. Film yapımcısı hemen cevabı yapıştırır: ‘Ejder Kalesi gibi tüm dünyanın izleyeceği bir film yapmak bizim harcımız değil.Hindistan’ın Tamil Nadu diye bilinen güney kısmı için film yapıyoruz ve oradan bir kaç kişi bile filmimizi izlemeye gelse mucize olur!’

Lafı neden buraya getirdim basitçe anlatayım.Markalar kitle iletişim aracı olmak fikriyle heyecanlanıp deliye dönebiliyorlar, sırf düşüncelerini direkt olarak son kullanıcıya ulaştırma gücüne sahip oldukları için.Fakat burada çok önemli bir mesele var ki, direkt olarak insanlara ulaştıkları için bir New York Times olamıyorlar! New York Times iki sebepten New York Times!dır :içerik ve erişebilirlik.

Her zaman savunmuşumdur, içerik kraldır, imparatordur, padişahtır. Fakat Kral, bir Kaliçeye ihtiyaç duyar ve Kraliçe de reklamdır.

Defalarca, ajansların müşterilere blog açmak, Facebook sayfası oluşturmak ve Twitter hesabı açmak gibi tavsiyelerde bulunduklarını gördüm.Gayet makul ! eğer bu ajanslar müşterilerine bunları yaptırmak için mantıklı sebepleri varsa. Güzel iş, tebrikler ancak işte tam da burası müşterilerin karaya oturdukları içerik reklamı kısmı. Müşterinin blogda bir yazı paylaşması tüm dünyanın bir anda yazıya üşüşmesi anlamına gelmiyor malesef.

Ciddi dikkat dağınıklığı ve bilgi yüklemesi olan şu günlerde diyebilirim ki bu, tüm blogun değil ancak  kişisel blog yazılarının tanıtımı için yeterlidir.

Facebook sayfaları da aynı mantıkla işliyor.Müşteri  Facebook sayfası oluşturuyor ve bunu keşfedilebilir hale getiriyor,  izlenmesi gereken bir dizi adım var.Facebook ads. ücretli medya yaklaşımı  bunlardan sadece biri. Facebook URL’sinin her çalışanın e-posta imzasında, basılı reklamlarda,  şirketin kurumsal web sitesinde  yer alması gibi başka yollar da var, şirketin herhangi bir platform için ürettiği herhangi bir içeriğe uygulanabilir.Yine de bu PR dünyası için yeni bir şey değil.En çok kullanılan yöntem içeriği konuyla alakalı çeşitli gazetecilerle paylaşmak ve bu içeriğin onlar için neden uygun olduğunu  defalarca hatırlatarak  basında duyurulmasını sağlamak. Diğer tüm içerikler sosyal medya müşterileri için titizlikle üretilmişken reklam için bir zerre bile çaba harcanmaması ne kadar ironik, değil mi ? Peki bir içeriğin tanıtımı nasıl yapılabilir? Bir blog ele alalım örnek olarak.Her yazı, spesifik okuyucu kitlesini hedef alan spesifik bir reklama ihtiyaç duyan bir içeriktir.En basit yöntem RSS’dir.Tüm girdilerinizin istikrarlı ve güvenilir  RSS beslemesi var mı? Girdilerinizin ve başlıklarının arama optimizasyonu ne alemde?

Blogunuzdaki yeni yazınızla ilgilenebilecek insanlar var mı ?Bilmelisiniz ki tüm sosyal medya eylemlerinin en temel adımı dinlemektir. İşe girişmeden önce  dinlemeye başlamalı ve şirketiniz iş yaptığı süre boyunca devam etmelisiniz.Eğer yeterince dikkatli dinlerseniz  içeriğinizle ilgilenebilecek insanları listeleyebilirsiniz.Bir sonraki adımınız onlara ulaşmanın en iyi yolunu bulmak.Yazının linkini doğrudan  mail atmak ya da bu linki çevrimiçi bir grupta yayınlamak pek akıllıca bir yöntem değil zira spam yaptığınız izlenimi yaratırsınız.Girdinizin nasıl cazip görüneceğini düşünmeli ve bunu kimseye postalamadan önce bu bağlamı kurmalısınız.Bir grupta ise eğer yeniyseniz en iyi yöntem grup moderatörü veya popüler bir grup üyesini bulup ikna ederek kurduğunuz bağlamda blogunuzun linkini paylaşmasını sağlamaktır.Eğer  işin içine çalışanlarınızı da dahil ederseniz kişisel sayfalarında  bundan bahsedebilirler.Partnerleriniz, bayileriniz ve müşterileriniz ile bile e-posta veya haber bülteni gibi herhangi bir yöntemle paylaşımda bulunmanız o kadar da kötü bir fikir değildir aslında.

Bir diğer konu da reklam vermek.Evet, görünür olabilmek için para ödemek… Google, Facebook, Linkedln, Twitter … ads,  banner ads, video ads ve daha nicesi.Kendi blogunuzda bir blog yazısının tanıtımını yapmak tuhaf görünebilir fakat pek çok ajansın müşterisini ikna ettiği bir şey var ki blog özgür ve düşük bütçeli bir oluşum.Fakat inanın ki sizin blogunuz ?Ejder Kalesi? değil, tüm dünya  okumak (izlemek!) için heveslenmiyor.Ağızdan ağıza yayılmak içeriğiniz harika olsa bile kendiliğinden olacak bir şey değil.Mutlaka en azından doğru kişiler tarafından yayılmalı ki viral olsun.

Önceleri, aramalar imdada yetişiyordu. Kurumsal bir blog yazısı veya bir video yüklendiğinde onunla alakalı bir içerik arayan kişilerin karşısına çıkabiliyordu.Şimdi ise rekabet çok çetin, hatta Google bile bir içeriğe ne kadar çok kişi tarafından paylaşılmış olduğuna göre değer biçiyor.Bu sebeple her girdinizin ne kadar popüler olmasını istediğinize göre doğal ya da yapay yollarla  yayılmasını sağlamalısınız.Bu özellikle alanında lider statüsü kazanmak isteyen markalar için oldukça önemli.

İşte tüm bunlardan dolayı, içerik kesin surette kraldır, fakat insanlar kralın varlığından emin olmak istiyorlar.Reklam olmadan kralınız koca bir yalnız olabilir ve tüm sosyal medya çabanızı beyhude kılabilir.

Not : Bu yazının orjinali http://bit.ly/mRJTUq adresinde yer almaktadır.

Diğerleri

Yüzüme baksan anlarsın…

Yapmak zorunda olmak,

Satmak zorunda olmak,

Yaşamak zorunda olmak,

Gitmek zorunda olmak…

Şehrin ışıkları söndüğünde…

Kendim kaybolurum,

Işığımda seni ararken gecede.

Sende ve bu şehirde kaybolmak bile güzel…

Yeryüzünün aldığı yağmur oranı 10 yıllık aralıklarda artar. Bu sene
(2010) dünyanın periyodik olarak en çok yağmur alan yıllarından biri
olacak, bu nedenle yediğiniz kayısı, şeftali, kiraz, vişne, karpuz,
kavun, erik vb. meyvelerin çekirdeklerini lütfen çöpe atmayın, hele
çöp poşetlerine ASLA hapsetmeyin. Mümkünse herhangi bir yerde toprağın
10 cm altına gömün. Üzerine de bir bardak su dökün.

Gömme imkanınız yoksa bi poşette bu çekirdekleri biriktirip yanınıza
alın ( yada arabanıza koyun) arsa, tarla, toprak yol kenarı, yamaç
gibi toprağı gördüğünüz alanlara bu çekirdeklerinizi savurun,
korkmayın bu çevre kirliliği değildir aksine çevre için yeni hayattır.
Doğa hemen o yeni çekirdekleri kucaklar ve besler…

Yapacağınız en kötü hareket çekirdekleri poşetlere hapsetmektir ! Bunu
yapmayın ve yaptırmayın.

Yapılan çalışmalarda doğaya başıboş atılan yada dikilen bu
çekirdeklerin en az yarısının yeşerip ağaç veya bitki olduğu
kanıtlanmış.
En büyük israflardan birisi meyve çekirdeklerinin çöpe atılması,
ülkemiz adına küçümsenemeyecek büyük bir servet…
Daha yeşil bir ülke için, daha temiz hava için, toprak kaymasını
önlemek ve yeni nesillerimize yeşil bir dünya bırakmak için hep
birlikte elimizden geldiğince meyve çekirdeği gömelim, savuralım,
fırlatalım…

Bu uygulama TEMA tarafından başlatıldı ve bilinçli toplum olarak
bizlerin desteklerini bekliyor, Doğaya yardım etmek, gelecekte
etrafımızı saracak beton ve gökdelenlerden alamayacağımız oksijeni
karşılamak için bile bu çekirdeklerden çıkacak ağaçlara ihtiyacımız
olacaktır.

Poşete koymadığınız her çekirdek için şimdiden teşekkürler…